Praxisbericht
Organisations- strukturen in virtuellen Teams

Einige erfolgreiche Firmen wie das WordPress-Team, Buffer, Zapier oder auch das deutsche Fastbill haben eines gemeinsam: Sie haben eine erfolgreiche dezentrale Organisation aufgebaut. Das heißt Arbeiten ohne festes Büro. Auch wir bei kaufberater.io arbeiten seit knapp einem Jahr ohne festen Arbeitsplatz und haben einiges gelernt.

Ein Praxisbericht

Ortsunabhängiges Arbeiten: Was auf den ersten Blick wie ein Traum erscheint und vor allem in Deutschland auf viel Skepsis stößt, kann sich jedoch als “Geheimwaffe” im harten Tech-Wettbewerb entpuppen. Eine effiziente, schlanke Arbeitsweise und globale Talente erlauben es der Organisation agil zu handeln.   Welches StartUp sucht nicht nach qualifizierten Developern und Tech Talenten? Oftmals herrscht jedoch lokaler Mangel. In Hubs wie Berlin, London oder auch Paris mag es vielleicht noch vergleichsweise einfach sein an einen Ruby Developer oder einen SEO Manager zu kommen, aber gilt das gleiche auch für Kaiserslautern, Birmingham oder Nizza? Eher nicht. In einer virtuellen Organisationsstruktur ist es aber sehr wohl möglich Tech Talente aus der ganzen Welt anzustellen und so lokale Engpässe zu umgehen. Ein weiteres Problem, dass durch dezentrales Arbeiten umgangen werden kann: häufige Unterbrechung der eigenen Arbeit. Denn jeder, der in einem Büro arbeitet kennt das Problem: Man hat sich eine halbe Stunde in ein komplexes Thema eingearbeitet und wird dann von einem Kollegen gefragt, ob man nicht schnell bei einer anderen Aufgabe helfen könne oder kurz Lust auf einen Kaffee hat. Auch bei Ablehnung selbiger dauert es einige Minuten bis man wieder im Thema ist und verliert so wertvolle Zeit.  Durch strikte Zeiteinteilung, die auch teils durch verschiedene Zeitzonen vorgegeben ist, können dezentrale Teams dieses Problem vermeiden. Dadurch wird fokussierter in Eigenverantwortung gearbeitet, was meist eine effizientere Arbeitszeit zur Folge hat. Zudem wird die Kommunikation innerhalb des Teams durch Messenger- Dienste erleichtert. Dies ist auch dringend notwendig, denn einem Kollegen “mal schnell was zurufen” ist in virtuellen Teams nicht möglich und somit sind jegliche Informationen, die ausgetauscht werden digital vermerkt. Dies hat den Vorteil, dass Kollegen Chatverläufe einsehen können und sich keiner “außen vor” fühlt. Das ist gut für den Teamgedanken und steigert die Motivation.   Bottlenecks und Silo-Denken sollte vermieden werden – auch in dezentralen Organisationen spielt das Team die größte Rolle.   Eines der größten Vorteile des dezentralen Systems, eigenverantwortliches Arbeiten, kann unter Umständen aber auch zum größten Nachteil werden. Nämlich dann, wenn aus Eigenverantwortung Silo-Denken wird und Projekte zu 100% einer Person zugeordnet werden. Sollte gerade diese Person aus welchem Grund auch immer ausfallen, ist eventuell das ganze Team davon betroffen. Deswegen sollten für sogenannte Bottleneck-Aufgaben mindestens zwei Personen zuständig sein, dass die Organisation nicht lahmgelegt wird.   Mit anderen Wort spielt das Team und die Aufgabenteilung auch in dezentralen Firmen einen große Rolle und kann nur schwer wegoptimiert werden. Deswegen treffen wir uns mit dem gesamten Team mindestens einmal im Quartal um Firmenziele, KPIs und Meilensteine abzustecken.   Darüberhinaus muss erwähnt werden, dass ein dezentrales Modell nicht auf alle Geschäftsmodelle anwendbar ist. Umso “Tech”-lastiger ein Geschäftsmodell ist, desto besser lässt es sich meist dezentral steuern. Sollte Kundenkontakt von Anfang an unvermeidbar sein, ist es sehr schwer dieses Modell aufzuziehen. 

Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit ungemein: Durch die Digitalisierung vieler Services in den letzten 20 Jahren wird es natürlich von Jahr zu Jahr einfacher dezentral zu arbeiten. War es Anfang der 2000er noch etwas ungewohnt ein Meeting in Skype, Google Hangout oder auf einer anderen Plattform abzuhalten, ist es heute fast schon Standard. Unsere Lieblingsprogramme kommen zum größten Teil aus dem Hause Google, denn wie viele andere Firmen verwenden wir auch die Google G Suite mit all ihren praktischen Programmen wie Google Docs, Google Sheets, GMail, Google Calendar oder auch Google Forms. Durch real-time Updates können so mehrere Menschen Dokumente bearbeiten was lästige Emails spart.   Für die teaminterne Kommunikation verwenden wir Slack. Durch verschiedene Channels haben einzelne Teams wie Marketing, Tech oder auch Finance ihre Chats in denen sie spezifische Nachrichten teilen können. Auf übergeordnete Channels hat das ganze Team Zugang und wir können so einfach all unsere Updates teilen.    Wir haben jedoch festgestellt, dass Slack klasse zum kommunizieren ist, aber nicht um Dateien ordentlich zu organisieren. Dafür verwenden wir die cloudbasierte Google Drive Lösung, die auch Teil der Google G Suite ist. Als Projektmanagement Tool verwenden wir nach einigem testen die Software Basecamp (übrigens auch gebaut von einem dezentralen Team). Wir hatten auch lange Asana im Blickfeld, aber letztlich haben wir uns für Basecamp entschieden, weil es sehr einfach zu bedienen und aufgebaut ist, aber dennoch alle Funktionalitäten einer exzellenten Projektsoftware hat.       Als Video Chat Tools verwenden wir eine Kombination aus Skype, Zoom und WhatsApp. In größeren Konferenzen nehmen wir eigentlich ausschließlich Zoom, denn die Performance ist einfach überragend. Wenn wir mit einem Externen kommunizieren verwenden wir immer Skype, denn die meisten Menschen haben Skype auf Ihrem PC sowieso schon installiert. Wenn es mal schnell gehen muss kommt es auch immer mal wieder vor, dass wir einfach die Video Funktion von WhatsApp verwenden.   Dezentrale Organisationen als Alternative zum klassischen Arbeitsmodell, wenn das Business Model es zulässt.   Zusammengefasst kann man festhalten, dass sich immer mehr dezentrale Arbeitsmodelle als echte Alternative zu einem klassischen Arbeitsmodell etablieren unter der Restriktion, dass dieses mit dem Geschäftsmodell vereinbar ist.    Beide Arbeitsformen haben Ihre Vor- und Nachteile, aber vor allem in digitalen Firmen haben dezentrale Organisationen das Potenzial Menschen den Traum vom ortsunabhängigen Arbeiten zu erfüllen.  
Über den Autor: Alexander Eser hat nach seinem Studium in Berlin, Oslo und Rotterdam das digitale Verbrauchermagazin Kaufberater.io mitgegründet. Kaufberater.io bietet Usern eine Plattform Produkte zu bewerten und sich über diese auszutauschen.