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Flexibel, einfach, schnell – das sind die Vorzüge des Online-Shoppings, die Konsumenten zu schätzen wissen und nur allzu gern darauf zurückgreifen. Um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, müssen Betreiber eines Webshops daher die eingehenden Bestellungen nicht nur schnellstmöglich bearbeiten, sondern die angeforderten Waren ebenso zügig versenden. Nur wenn Gründer diese Anforderungen erfüllen, binden sie die Nutzer langfristig an sich. Wie können es junge Unternehmer demnach schaffen, zum einen den reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen zu gewährleisten und zum anderen stets den Überblick über ihre Warenwirtschaft zu behalten?

Erfolgreiche Betreiber setzen auf Warenwirtschaftssysteme

Es ist allgemein bekannt, dass Jungunternehmer in ihrer Anfangsphase mit dem Budget knapp kalkulieren müssen. Daher werden die meisten Vorgänge manuell erledigt, um Kosten zu sparen. Dies ist jedoch nur so lange möglich, wie sich die Bestellungen in einem kleinen Rahmen befinden. Mit der Zeit wird sich allerdings nicht nur die Produktpalette vergrößern, sondern auch der Kundenstamm. Es gilt dann, Bestellungen aus dem eigenen Shop sowie aus diversen digitalen Marktplätzen unter einen Hut zu bekommen. An dieser Stelle sollten sich Gründer überlegen, ob sie ihre Warenwirtschaft nicht mit einem speziellen Softwareprogramm vereinfachen wollen. Auch wenn es zunächst viel Geld zu sein scheint, handelt es sich bei einer Warenwirtschaftssoftware um eine lukrative Investition für die Zukunft. 

Warenwirtschaftssysteme helfen bei einem reibungslosen Verkauf

In erster Linie sorgt ein Warenwirtschaftssystem für eine zentrale Verwaltung aller Einkäufe, Verkäufe und der Lagerhaltung durch eine direkte Verknüpfung dieser Komponenten. Es ist egal, auf welcher Plattform ein Shopbetreiber seine Waren verkauft, durch die vorhandene Schnittstelle werden alle wichtigen Parameter angezeigt, die für den Versand sowie die Rechnung relevant sind. Dazu zählen beispielsweise:

  • Die Artikelnummer
  • Stückzahl, Einzel- sowie Gesamtpreis
  • Versandkonditionen

Auch Retouren stellen dann keine Probleme dar, denn diese Informationen werden ebenfalls zentral verwaltet. Im Großen und Ganzen kann ein Warenwirtschaftssystem als eine Art Bestandsliste angesehen werden, die folgende Punkte beinhaltet:

  • Wareneingänge und -ausgänge
  • Vertrieb
  • Logistik
  • Lagertätigkeiten

Die Digitalisierung dieser Vorgänge ist notwendig, um beispielsweise Lieferschwierigkeiten oder Warenengpässe zu verhindern. Durch eine Software für die Warenwirtschaft gewährleisten Händler einen reibungslosen Versand: Das Programm zeigt an, wo welches Produkt in welcher Stückzahl gelagert wird. Dieser Echtzugriff auf den Bestand verhindert zum einen, dass nicht verfügbare Produkte angeboten und sogenannte Lagerhüter rechtzeitig abgestoßen werden können. 

Die Funktionen im Überblick

Händler benötigen viele Funktionen, die ihnen die Verwaltung eines Online-Shops vereinfachen.

    1.  Buchhaltung
Ein Warenwirtschaftssystem hilft den Betreibern dabei, Rechnungen auszustellen, zu verbuchen, den Versand vorzubereiten und jegliche Zahlungseingänge zu verzeichnen.

    2.  Lagerwirtschaft
Durch die Transparenz des Bestands wissen Händler jederzeit über die Stückzahl ihres Angebots Bescheid.

    3.  Warenabsatz
Dazu gehören die Kommissionierung, das CRM und die Auftragsabwicklung.

     4. Warenbeschaffung
Diese Funktion beinhaltet unter anderem die Logistik, Rechnungskontrolle, SRM und die Disposition.

Je nach Unternehmensstruktur bedarf es eines anderen Warenwirtschaftssystems. Für Gründer lohnt sich daher ein Blick auf die verschiedenen Angebote der Hersteller. Marktführer Lexware hat seine Software für die Wawi beispielsweise auf die Lagerverwaltung und Materialwirtschaft kleiner sowie mittelständischer Unternehmen spezialisiert. Es gibt allerdings auch Programme, wie die Komplettlösung von Afterbuy, die auf Online-Shops ausgerichtet wurde. Es empfiehlt sich daher, die vielfach angebotenen Testversionen zu nutzen, um herauszufinden, welches das geeignete Programm ist.

Die Vorteile für die Verwaltung des Online-Shops

  • Weniger Verwaltungsaufwand
    (Zentrale Verwaltung von Rechnungen, Bestellungen, Retouren sowie des Kundenmanagements)
  • Besserer Überblick bei mehreren Verkaufsplattformen
  • Selbstständige Aktualisierung der Bestandsliste
  • Analyse der Unternehmensdaten
  • Schnelles Reagieren auf eingehende Bestellungen oder Artikelnachfragen
  • Oftmals zusätzlich als mobile Cloudlösung angeboten
    (Permanenter Zugriff auf relevante Daten wie Kunden- oder Lieferanteninformationen, Beleg- oder Artikeldaten)