Der erste Auftrag ist erledigt, der Kunde zufrieden. Für viele Gründer folgt jetzt ein Moment, über den während Produktentwicklung, Kundengewinnung und Unternehmensaufbau erstaunlich wenig nachgedacht wurde: Die erste Rechnung muss raus.
Gerade am Anfang lohnt es sich, dabei nicht einfach ein leeres Dokument zu öffnen und irgendwie loszulegen. Wer seine Rechnungsstellung von Beginn an strukturiert, erspart sich später Rückfragen, doppelte Rechnungsnummern und unnötige Korrekturen. Für Berliner Solo-Selbstständige und junge Unternehmen gehört das ebenso zu einem guten Geschäftsstart wie Konto, Buchhaltung und Steuerplanung.
Welche Angaben gehören auf die erste Rechnung?
Welche Informationen eine reguläre Rechnung enthalten muss, ergibt sich insbesondere aus § 14 Umsatzsteuergesetz. Für Gründer sind vor allem die grundlegenden Pflichtangaben wichtig.
Dazu gehören in der Regel:
- vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens
- vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Art und Umfang der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt und gegebenenfalls vereinbarte Minderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Unternehmer müssen bei Leistungen an andere Unternehmen im Regelfall innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Auch das gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung, die gerade am Anfang leicht übersehen werden.
Warum ist die Rechnungsnummer so wichtig?
„RE-001“ ist für die erste Rechnung völlig ausreichend. Entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und das gewählte System nachvollziehbar bleibt.
Ob Gründer mit Jahreszahlen, Kundennummern oder einer einfachen Zahlenfolge arbeiten, ist weniger wichtig als die konsequente Fortführung. Aus „2026-001“ sollte bei der nächsten Rechnung also nicht versehentlich noch einmal „2026-001“ werden.
Gerade beim manuellen Kopieren alter Word-Dateien passiert das schneller als gedacht.
Praxis-Tipp: Das Nummernsystem am besten festlegen, bevor die erste Rechnung verschickt wird. Spätere Änderungen sind möglich, ein einheitlicher Start macht die Ablage aber wesentlich einfacher.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert aus. Seit dem 1. Januar 2025 gelten dafür neue Umsatzgrenzen: Der Gesamtumsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 Euro betragen, im laufenden Kalenderjahr höchstens 100.000 Euro.
Auf die Steuerbefreiung sollte auf der Rechnung hingewiesen werden. Welche Anforderungen seit 2025 gelten und was sich bei der Kleinunternehmerregelung geändert hat, sollte vor der ersten Rechnung geprüft werden.
Für Gründer ist hier besondere Aufmerksamkeit gefragt. Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, kann daraus steuerliche Folgen auslösen. Die eigene steuerliche Einordnung sollte daher vor dem Versand der ersten Rechnung geklärt sein.
Wann gelten vereinfachte Regeln für kleine Rechnungen?
Bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro greifen vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV.
| Reguläre Rechnung | Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro |
| Angaben zu Unternehmen und Kunde | Name und Anschrift des leistenden Unternehmens |
| Rechnungsnummer erforderlich | Rechnungsnummer nicht erforderlich |
| Steuerbetrag wird gesondert angegeben | Gesamtbetrag und Steuersatz genügen |
| Leistungszeitpunkt erforderlich | vereinfachte Angaben möglich |
Die Erleichterung gilt allerdings nicht für jeden Sonderfall. Bei grenzüberschreitenden Geschäften oder Reverse-Charge-Konstellationen können andere Regeln greifen.
Wie hilft eine Vorlage bei der ersten Rechnung?
Am Anfang schreiben viele Gründer nur wenige Rechnungen im Monat. Dafür muss nicht zwingend sofort eine umfangreiche Rechnungssoftware eingerichtet werden. Eine kostenlose Rechnungsvorlage kann zunächst dabei helfen, die erforderlichen Felder an der richtigen Stelle zu haben. Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Beträge müssen dann nur noch für den jeweiligen Auftrag ergänzt beziehungsweise geprüft werden.
Trotz Vorlage bleibt die Verantwortung beim Aussteller. Besonders bei Rechnungsnummer, Steuerangaben und Leistungsdatum sollte vor dem Versand noch einmal genauer hingesehen werden.
Was ist 2026 bei der E-Rechnung zu beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zu empfangen.ffEine gewöhnliche PDF-Datei gilt dabei nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Dafür wird ein strukturiertes elektronisches Datenformat benötigt, das maschinell verarbeitet werden kann.
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten 2026 noch Übergangsregeln. Wer gerade gründet, sollte das Thema trotzdem früh mitdenken. Die aktuellen Anforderungen und Übergangsfristen bei der E-Rechnung sollten Gründer frühzeitig kennen.
Eine Word-Vorlage oder PDF kann für den Einstieg also weiterhin ihren Platz haben. Mit wachsendem Rechnungsvolumen oder entsprechenden Anforderungen von Geschäftskunden kann später der Wechsel auf eine Rechnungssoftware anstehen.
Welche Angaben erleichtern die spätere Zahlung?
Nicht jede nützliche Information ist gleichzeitig eine gesetzliche Pflichtangabe. Bankverbindung und Zahlungsziel gehören beispielsweise nicht zu den klassischen Pflichtbestandteilen einer normalen Rechnung. Für den Alltag sind sie trotzdem hilfreich.
Ein Kunde sollte auf einen Blick erkennen können:
- welchen Betrag er zahlen muss
- auf welches Konto die Zahlung gehen soll
- welche Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht
- bis wann die Zahlung erwartet wird
Auch eine kurze und konkrete Leistungsbeschreibung hilft. „Beratung September“ ist beispielsweise weniger aussagekräftig als eine Angabe, aus der Art und Zeitraum der Leistung nachvollziehbar hervorgehen.
Wie wird aus der ersten Rechnung ein verlässlicher Ablauf?
Die erste Rechnung dauert meist länger als die zehnte. Das ist normal. Wichtig ist, aus ihr einen Ablauf zu entwickeln, der später nicht jedes Mal neu erfunden werden muss.
Rechnung erstellen, Angaben prüfen, versenden, Zahlung beobachten und das Dokument geordnet ablegen. Mehr braucht es am Anfang eigentlich nicht. Wer weitere organisatorische Grundlagen gerade erst aufbaut, findet auch beim Thema Solo-Selbstständigkeit in Berlin passende Ansatzpunkte für die ersten Schritte.
Mit steigender Kundenzahl verändert sich der Aufwand. Dann können automatische Rechnungsnummern, offene Posten und digitale Buchhaltung interessant werden. Für die allererste Rechnung zählt aber zunächst etwas anderes: korrekte Angaben, ein nachvollziehbares System und ein Versand, bei dem der Kunde sofort weiß, was zu tun ist.
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