In einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt verändert sich auch die Art und Weise, wie man Büros nutzt. Ein Konzept, das dabei immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das sogenannte Desksharing. Dabei verzichtet man auf fest zugewiesene Schreibtische und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich bei Bedarf einen freien Arbeitsplatz zu suchen – je nach Aufgabe, Team oder Verfügbarkeit. Dieses Modell bringt zahlreiche Vorteile mit sich, stellt Unternehmen aber auch vor Herausforderungen. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, lohnt es sich, auf digitale Lösungen zur Verwaltung und Buchung zurückzugreifen.
Warum Desksharing?
Desksharing ist vor allem aus dem Wunsch nach mehr Flexibilität und einer effizienten Nutzung von Büroflächen entstanden. In vielen Unternehmen – vor allem in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle – sind nie alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort. Feste Schreibtischzuweisungen führen dann dazu, dass viele Arbeitsplätze leer bleiben. Durch Desksharing kann man die Raumkapazität besser ausschöpfen, Kosten senken und gleichzeitig modernen Arbeitsbedürfnissen gerecht werden.
Vorteile von Desksharing
Ein großer Vorteil von Desksharing liegt in der besseren Flächennutzung. Wenn man Büroflächen reduziert oder effizienter nutzt, spart man langfristig Mietkosten und schafft Platz für neue, gemeinschaftlich nutzbare Zonen – wie Besprechungsräume, Lounges oder Kreativbereiche. Außerdem fördert Desksharing die interdisziplinäre Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeitende nicht täglich am selben Platz sitzen, kommt es häufiger zu neuen Begegnungen und Gesprächen. Das kann den Austausch zwischen den Abteilungen fördern, die Teamdynamik stärken und kreative Impulse setzen.
Auch für Mitarbeitende bringt Desksharing Flexibilität: Wer an einem Tag lieber ruhig und konzentriert arbeiten möchte, sucht sich einen Platz im Silent Space. Wer am nächsten Tag im Austausch mit Kollegen steht, wählt einen offenen Teamarbeitsbereich. Diese Freiheit, den Arbeitsplatz den eigenen Aufgaben anzupassen, steigert oft die Zufriedenheit und Produktivität.
Herausforderungen beim Desksharing
Trotz der vielen Vorteile bringt Desksharing auch Herausforderungen mit sich. Besonders in der Übergangsphase fällt es manchen schwer, auf einen gewohnten festen Arbeitsplatz zu verzichten. Persönliche Gegenstände, ergonomische Einstellungen und das Gefühl von Vertrautheit sind Faktoren, die man nicht unterschätzen sollte.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Organisation. Ohne klare Strukturen kann es schnell zu Chaos kommen: Doppelbelegungen, belegte Tische trotz Abwesenheit oder Unsicherheit darüber, welche Arbeitsplätze frei sind. Gerade in größeren Unternehmen braucht es daher ein gutes System, um Desksharing effizient umzusetzen.
Digitale Tools zur Organisation
Hier kommen digitale Lösungen ins Spiel. Es gibt zahlreiche Desksharing-Programme und Apps, mit denen sich die Nutzung der Arbeitsplätze einfach und transparent gestalten lässt. Man kann beispielsweise am Vortag oder spontan einen Platz buchen, sieht sofort welche Tische verfügbar sind, und kann sogar Zusatzfunktionen wie Monitore oder ergonomische Stühle mitbuchen.
Tools wie das Arbeitsplatzbuchungssystem von Flexopus helfen nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern liefern auch wertvolle Daten, etwa zur Auslastung bestimmter Zonen oder Stoßzeiten. So kann man das Konzept stetig optimieren, gezielt auf Bedürfnisse reagieren und verhindern, dass bestimmte Bereiche über- oder untergenutzt werden.
Die Rolle der Unternehmenskultur
Damit Desksharing gelingt, ist nicht nur Technik gefragt, sondern auch Veränderungsbereitschaft. Es braucht klare Regeln und Kommunikation: Gibt es z.B. eine Clean-Desk-Policy? Wer reinigt die Plätze? Dürfen persönliche Gegenstände mitgebracht werden? Man sollte Mitarbeitende aktiv in den Prozess einbeziehen, Feedback einholen und Schulungen anbieten, um Unsicherheiten abzubauen. Wenn man Desksharing nicht nur als Sparmaßnahme, sondern als Teil einer modernen, offenen Unternehmenskultur vermittelt, wird es eher akzeptiert und gelebt.
Wann lohnt sich Desksharing?
Nicht jede Organisation ist für Desksharing gleichermaßen geeignet. In Unternehmen mit hoher Homeoffice-Quote oder mobilen Teams kann das Modell besonders gut funktionieren. In anderen Bereichen – etwa dort, wo viele vertrauliche Daten verarbeitet werden oder feste Teamstrukturen notwendig sind, stößt das Konzept mitunter an seine Grenzen. Ein hybrides Modell, bei dem bestimmte Abteilungen weiterhin feste Plätze haben und andere auf Desksharing setzen, kann eine gute Lösung sein. Wichtig ist, dass man individuell prüft, ob und wie Desksharing zum Unternehmen passt.
Autor: Nicolas Sender
Titelfoto: Andrea Piacquadio: https://www.pexels.com/de-de/foto/foto-des-mannes-der-ein-buch-halt-927022/
