Es gibt zahlreiche wichtige Faktoren, auf die Start-ups hinsichtlich Compliance und Datenschutz achten müssen. Grundsätzlich bringt die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile mit sich, allerdings gilt es auch in diesem Bereich die rechtlichen Aspekte genau zu kennen und in geschäftliche Überlegungen einzubeziehen.
Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen bei der Rechnungsstellung
Start-ups können ihre Effizienz maßgeblich erhöhen, indem sie E-Rechnungen erstellen und versenden. Für einige Unternehmen besteht sogar eine elektronische Rechnungs-Pflicht. Dabei muss sichergestellt werden, dass alle Anforderungen des Gesetzgebers an die E-Rechnung erfüllt und sowohl nationale als auch internationalen Standards eingehalten werden. Deutschland ist Mitgliedstaat der Europäischen Union, sodass die EU-Richtlinie 2014/55/EU für hier ansässige Start-ups greift. Es gibt bereits zwei bekannte Rechnungsformate, welche allen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen. Hierbei handelt es sich um ZUGFeRD und XRechnung. Es ist daher empfehlenswert, auf eines dieser Formate zu setzen, um Rechnungen erstellen zu können, welche die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit
In der Europäischen Union und infolgedessen in Deutschland gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese wurde eingeführt, damit Unternehmen sorgfältig mit den Daten von Kunden und Geschäftspartnern umgehen. Mittlerweile sammeln Unternehmen unzählige Daten, zu denen auch sensible persönliche Informationen gehören, welche auf keinen Fall in die Hände unbefugter Dritter fallen sollten. Dementsprechend sollten Start-ups darauf achten, dass die Sicherheit der generierten Daten zu jeder Zeit gewährleistet ist – das gilt auch für die in elektronischen Rechnungen enthaltenen Informationen. Bei der Erstellung, dem Versand sowie der Verarbeitung von E-Rechnungen müssen datenschutzrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden. Kommt es zu einem Missbrauch der Daten, droht sonst neben rechtlichen Konsequenzen auch ein erheblicher Imageverlust. Start-ups können die folgenden Maßnahmen implementieren, um die erhobenen Daten zu schützen:
- Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Daten
- Berechtigungssystem zur Zugriffskontrolle
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Durchführung von Sicherheitsaudits
Damit es zu keinen Datenverlusten kommt, sollten Unternehmen regelmäßig Backups durchführen, wodurch sich sicherstellen lässt, dass die Daten bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen
Damit elektronische Rechnungen rechtlich gültig sind, müssen Start-ups dafür sorgen, dass die erstellten Rechnungen authentisch sind und nicht nachträglich verändert werden können. Um dies zu gewährleisten, können sichere elektronische Signaturen oder andere geeignete Authentifizierungsmechanismen verwenden werdet. Auf diese Weise lässt sich die Identität des Rechnungsstellers verifizieren, sodass die Integrität der Rechnungsdaten sichergestellt ist.
Diese Aufbewahrungspflichten gelten
Auch bei E-Rechnungen gibt es gesetzliche Vorgaben bezüglich der Aufbewahrungsdauer. Unternehmen sind dazu verpflichtet, Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Dementsprechend ändert sich in dieser Hinsicht nichts für Start-ups, die von traditionellen Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umsteigen, da die gleiche Frist greift. Die Archivierung wird allerdings deutlich erleichtert, da sich elektronische Rechnungen in einem System erfassen und abspeichern lassen. Sie können kategorisiert werden, sodass sie bei Bedarf leicht wiederzufinden sind. Dies kann zu entsprechenden Kosteneinsparungen führen, da keine Papierrechnungen mehr ausgedruckt und physisch gelagert werden müssen. Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist müssen Unternehmen gewährleisten können, dass die archivierten Rechnungsdaten bei Bedarf verfügbar, authentisch und lesbar sind.
Anforderungen an die grenzüberschreitende Rechnungsstellung
Aufgrund der zunehmenden Globalisierung im Wirtschaftsbereich sind auch einige Start-ups international tätig, sodass Landesgrenzen beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen überschritten werden. Dabei sehen sich international tätige Unternehmen verschiedenen rechtlichen Anforderungen sowie steuerlichen Vorschriften gegenüber, da jedes Land über seine eigenen Regeln verfügt. Das kann den Compliance-Aufwand erheblich erhöhen, da die gesetzlichen Vorgaben von mehreren Ländern eingehalten werden müssen. Das gilt auch für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen. Internationale Standards können hier von Vorteil sein, wenn diese in verschiedenen Ländern Anwendung finden. Hierzu zählt unter anderem der Electronic Data Interchange (EDI).
Standards von e-Rechnungen in der EU
- Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD
- Österreich: ebInterface
- Italien: FatturaPA
- Frankreich: Factur-X
- Spanien: FACTURAe
- Schweden: Svefaktura
- Portugal: SaftPT
- Schweiz: ZUGFeRCH
- Ungarn: System NAV
Es ist wichtig, dass sich Start-ups bereits im Vorhinein über die Konsequenzen einer grenzüberschreitenden Rechnungsstellung im Klaren sind, um den Aufwand einschätzen und entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können. Eine Maßnahme könnte die Inanspruchnahme einer umfassenden Beratung eines auf diese Thematik spezialisierten Rechtsanwalts oder Steuerberaters sein. Trotz des Aufwandes kann sich zudem die Erschließung weiterer Märkte lohnen. Die USA zum Beispiel stellen einen im Vergleich zu anderen Industrienationen schnell wachsenden Markt dar und bieten somit unter Umständen ein größeres Potenzial als der deutlich kleinere Heimatmarkt.
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