Warum Unternehmen an der Produktivität ihrer Mitarbeitenden arbeiten sollten
Künstliche Intelligenz, vernetztes Arbeiten, Vier-Tage-Woche. Diese Trends bewegen die Arbeitswelt. Doch bevor sich Unternehmen mit ihnen befassen, sollten sie sich einem dringlicheren Problem zuwenden, sagt Personalexperte Matthias Clesle. Die größte Herausforderung 2024 sei, am Arbeitsplatz für mehr Effizienz zu sorgen. Jährlich verschenken Betriebe Millionen, indem sie ihre Fach- und Führungskräfte nicht richtig einsetzen oder unproduktiv arbeiten lassen.
„Das Fatale ist, kaum ein Unternehmen würde sich selbst einen Mangel an Effizienz attestieren“, sagt Matthias Clesle, der seit mehr als 20 Jahren in der Personalentwicklung tätig ist. Die meisten Betriebe achten dezidiert darauf, besonders wirtschaftlich und produktiv zu arbeiten, sei es bei Materialien, Rohstoffen oder Maschinen. „Bei der wohl wichtigsten Ressource – ihrem Personal – leisten sie es sich jedoch, verschwenderisch zu sein“, erklärt der Experte. Da fegen Fachkräfte Flure, studierte HR-Manager laden Stellenanzeigen in Fachportale hoch oder Führungskräfte buchen sich stundenlang selbst Dienstreisen. Oder anders ausgedrückt: Viele Mitarbeitende verbringen ihre Zeit damit, Aufgaben zu erledigen, für die sie nicht eingestellt wurden oder sie halten sich stundenlang mit Kleinigkeiten auf, für die sie überbezahlt sind. „Das ist teuer und alles andere als effizient – und doch in vielen Betrieben zu beobachten“, so Clesle.
Teure Fachkräfte richtig einsetzen
„Zu mehr Effizienz kommen Betriebe nur, wenn sie beim Personaleinsatz umdenken“, sagt Clesle. Ziel sollte sein, dass sich Fach- und Führungskräfte so weit wie möglich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Dadurch sparen sich Unternehmen nicht nur hohe Personalkosten, weil sich dieser besser mit der für eine Stelle erforderlichen Ausbildung, Fachkenntnis und Erfahrung eines Mitarbeitenden decken. Sie verzeichnen in der Regel auch bessere Betriebsergebnisse und eine geringere Fluktuation. Denn: Mitarbeitende, die Aufgaben erledigen, die ihnen liegen, haben mehr Erfolge zu feiern, sind zufriedener und bleiben dem Unternehmen länger treu.
Effizienzkiller: Job-Overload
Um ihr Personal effizient einzusetzen, müssen Unternehmen die Aufgaben und Zuständigkeiten ihrer Mitarbeitenden auf den Prüfstand stellen, rät der Experte. Der einfachste Weg dorthin führe über Mitarbeitergespräche. Führungskräfte sollten eingehend mit jedem einzelnen ihrer Teammitglieder darüber sprechen, was sie demotiviert und für welche Aufgaben sie die meiste Zeit benötigen. Geht aus dem Gespräch hervor, dass wichtige Tätigkeiten dauerhaft liegenbleiben, gilt es für Unternehmen, zu handeln. Gemeinsam mit der Personalabteilung sollten Vorgesetzte sich fragen: Welchen Kompetenzbereich soll der Mitarbeitende künftig abdecken? Und welche Aufgaben wären mit einem Kollegen, einer Aushilfe, Serviceagenturen oder einem virtuellen Assistenten auf Dauer besser und günstiger besetzt?
Effizienzkiller: Mangelnde Kenntnisse
„Neu- und Umbesetzungen sind aber nicht der Königsweg“, betont Clesle. In den meisten Fällen fehle es Fach- und Führungskräften schlicht an den richtigen Softskills oder neuer Technik, um effizienter zu arbeiten. Softwareupdates, ein schnellerer Laptop oder eine KI-Schulung – oft seien es kleinen Dinge, die im Arbeitsalltag für spürbar für mehr Produktivität sorgen. Noch nachhaltiger wirken sich die richtigen Arbeitsmethoden aus. Durch Zeitmanagement, Achtsamkeitstraining oder praktischen Skills wie Speed Reading können Mitarbeitende lernen, mir ihrer Zeit, ihren Mitteln und Kräften optimal zu haushalten. Dass ihnen das in der Praxis selten gelingt, zeigen die neuesten Stressstudien. Demnach arbeiten in Deutschland gut die Hälfte der Angestellten regelmäßig weit über ihre vertraglich festgelegten Arbeitsstunden hinaus und es klagen rund zwei Drittel über Stress.
Effizienzkiller: Führungskräfte
Neben Tools, Skills und Techniken sollten Betriebe einen der größten Produktivitätshemmer nicht aus den Augen verlieren: Führungskräfte, die ihr Team nicht effizient führen. „Die Schwierigkeiten liegen hier vor allem in der Kommunikation und Delegation von Aufgaben“, sagt Clesle. Oft sei beides so schwammig, dass Mitarbeitende mehrfach Rückfragen haben, unsicher sind oder Fehler machen. Infolgedessen häufen sich immer mehr unerledigte Aufgaben an, sodass Führungskräfte nur noch mit Abarbeiten und Mikromanagement beschäftigt sind. Für strategische Fragen bleibt kaum Zeit. „Damit riskieren Unternehmen im ungünstigsten Fall wichtige Aufträge, Kunden oder gar ihre Zukunftsfähigkeit. Das macht mangelnde Effizienz so kostspielig“, so der Personalexperte. Für Betriebe lohnt es sich also, die klassischen Trendthemen 2024 erst einmal hintenanzustellen – und ihre Fach- und Führungskräfte zu mehr Produktivität verhelfen. „Am besten mit langfristigen Trainings“, betont Clesle. Das sei am effizientesten.
Bild:Matthias Clesle Copyright: Matthias Clesle
Quelle:Fröhlich PR GmbH
