Die E-Rechnung kommt!

4. Dezember 2024

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Marktkommentar zur aktuellen Studie KMU Barometer 2024 von Qonto

Zum 1. Januar 2025 beginnt die stufenweise Einführung der E-Rechnung. Schon zum Jahreswechsel sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können – bis zum 1. Januar 2028 folgt dann die Pflicht zum Versand. Dabei verspricht die E-Rechnung Unternehmen zahlreiche Vorteile: eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, Reduzierung von Fehlerquellen und verbesserte Transparenz im Zahlungsprozess. So sollen Rechnungsprozesse effizienter gestaltet und Kosten gesenkt werden. Trotz des positiven Ausblicks sehen besonders viele kleine und mittelständische Unternehmen die Einführung als bürokratische Zusatzbelastung. Das zeigt sich auch im Ergebnis der aktuellen Studie KMU Barometer 2024 von Qonto.

Doch das muss nicht sein, sagt Alexandre Prot, CEO und Mitgründer von Qonto. Er weiß, worauf es zum Start der E-Rechnung für KMU ankommt.
Die Zahlen sind alarmierend: Bislang ist noch weniger als ein Viertel (22 Prozent) der KMU vollständig auf die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet. Das zeigt die aktuelle Studie KMU Barometer 2024 von Qonto. Gravierende Unterschiede zeigen sich insbesondere zwischen einzelnen Branchen: Während Unternehmen aus dem Bereich Recht oder Gesundheitswesen deutlich hinterherhinken), ist immerhin jedes vierte KMU aus dem verarbeitenden Gewerbe, dem Baugewerbe, dem Bereich IT/Telekommunikation und der Buchhaltung gut auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet. Und auch regional zeichnen sich deutliche Unterschiede ab: Berlin und Niedersachsen sind führend bei der Einführung der E-Rechnung. Hier geben immerhin 30 Prozent der KMU an, dass sie gut vorbereitet sind. Abgeschlagen sind vor allem KMU in Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg, wo bislang nur 15 bzw. 13 Prozent startklar sind.

Die Herausforderungen als Chance begreifen

Die Umstellung auf E-Rechnungen wird von vielen KMU als zusätzliche Herausforderung betrachtet. Doch in Wirklichkeit eröffnet sie die Chance, ineffiziente Arbeitsabläufe zu überdenken und zu verbessern. Richtig implementiert, führt die E-Rechnung zu einem optimierten Workflow, beschleunigt Zahlungsvorgänge und ermöglicht eine bessere Liquiditätssteuerung. Es ist entscheidend, dass KMU die digitale Transformation als Möglichkeit sehen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und sich den Herausforderungen eines digitalen Marktes zu stellen.

Die E-Rechnung – Mehr als eine Pflichtübung

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern ein entscheidender Schritt zur Effizienzsteigerung. Automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Archivierung reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. KMU, die diese digitalen Lösungen frühzeitig implementieren, profitieren von Zeitersparnissen und einer geringeren Fehleranfälligkeit. Die Integration dieser Prozesse in eine umfassende digitale Finanzlösung ist hierbei entscheidend. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass der gesamte Rechnungsprozess reibungslos und ohne manuelle Eingriffe funktioniert.

Wie weit der Weg hierhin für einige kleine und mittelständische Unternehmen jedoch noch ist, zeigen auch die Zahlen einer Befragung des VGSD aus dem Sommer 2024. So erstellen 40 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen noch mit Basisprogrammen wie Word oder Excel, während immerhin 43 Prozent eine spezielle Buchhaltungssoftware nutzen. Fast 90 Prozent übermitteln ihre Rechnungen auch per E-Mail, während 52 Prozent sie noch ausschließlich per Post versenden. Besonders aufhorchen lässt das Ergebnis, dass 54 Prozent der Befragten ihre Rechnungen noch analog archivieren, was faktisch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung widerspricht. Dies unterstreicht einmal mehr die Notwendigkeit für KMU, ihre Prozesse zügig zu digitalisieren und zu standardisieren, auch um Compliance und Effizienz zu gewährleisten.

Worauf KMU jetzt achten sollten

Um ihr Rechnungsmanagement rechtskonform zu digitalisieren, müssen KMU zur Einführung der E-Rechnung einiges beachten: Denn neben der reinen Empfangsfunktion müssen ihre Systeme auch die automatische Verarbeitung und das Archivieren der E-Rechnungen ermöglichen, die wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Deshalb ist es ratsam, direkt auf Systeme mit offenen Schnittstellen zu setzen, die die Integration aller Finanzprozesse ermöglichen – von der Kontoführung über das Rechnungsmanagement bis hin zur Buchhaltung. Nur so vermeiden die Unternehmer:innen, dass bereits digitalisierte Rechnungen wieder manuell in anderen Tools erfasst werden müssen. Noch leichter, wenn sie bereits wie unsere Kund:innen über ein digitales Finanztool verfügen, das automatisch zum 1. Januar den rechtskonformen E-Rechnungsempfang abdeckt – inklusive Rechnungsverarbeitung und -archivierung.

Die Einführung der E-Rechnung ist ein Schritt in die digitale Zukunft des deutschen Mittelstands. Doch die Regulierungsbehörden werden in den kommenden Jahren weitere Maßnahmen zum Bürokratieabbau ergreifen müssen. Unternehmen, die rechtzeitig auf digitale Prozesse umstellen, sind nicht nur gut vorbereitet, sondern sichern sich auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem sich ständig verändernden Markt. Die E-Rechnung bietet die Möglichkeit, den Grundstein für ein effizientes und zukunftssicheres Finanzmanagement zu legen und die Effizienz in allen Geschäftsbereichen zu steigern.

Über Alexandre Prot

Alexandre Prot ist Mitbegründer und CEO von Qonto, der führenden europäischen Finanzlösung für KMU und Freiberufler:innen. Nach seinem Abschluss an der HEC und INSEAD begann Alexandre Prot seine Karriere bei Goldman Sachs und McKinsey &Company. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit Steve Anavi
Smok.io, die erste vernetzte elektronische Zigarette, und erlebte die Frustrationen des Business Banking. Seine Erfahrungen waren zeitaufwendig und komplex. Daher beschlossen sie gemeinsam, Qonto zu gründen: ein Online-Geschäftskonto, das mit Finanztools wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Ausgabenmanagement kombiniert ist und so den Banking-Alltag vereinfacht. Qonto hat 622 Millionen Euro von den größten Investoren der Welt erhalten. Das Unternehmen betreut heute 500.000 Kunden in 8 Ländern (Frankreich, Deutschland, Italien, Spanien, Österreich, Belgien, Niederlande und Portugal) und beschäftigt über 1.600 Mitarbeiter.