Dienstreisen sind mit einem hohen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden – insbesondere dann, wenn die Reise ins Ausland geht. Es treten unweigerlich Ausgaben für Verpflegung, Übernachtung, Transport oder weiteren Kosten auf. Hier entstehen oft auch zeitaufwändige Nachbearbeitungen, etwa in Form einer Spesenabrechnung oder steuerlichen Geltendmachung. Wie diese Kosten effizienter verwaltet werden können, wird im Folgenden erläutert.
Was wird unter dem Verpflegungsmehraufwand verstanden?
Unter dem Verpflegungsmehraufwand werden Ausgaben verstanden, die während einer Dienstreise für den Kauf von Essen und Getränken getätigt werden. Es wird von einem Mehraufwand gesprochen, da stets davon ausgegangen werden kann, dass während einer Dienstreise höhere Kosten für die Verpflegung anfallen. Schließlich können sich Mitarbeiter zuhause oder in der gewohnten Arbeitsstelle selbst versorgen. Anders sieht das während einer Dienstreise aus: Mitarbeiter sind auf fertige Mahlzeiten und gekaufte Getränke angewiesen, da es keine Möglichkeit gibt, sich selbst zu versorgen.
Wer übernimmt die Verpflegungskosten?
Die gesamten Reisekosten können vom Arbeitgeber übernommen werden und in weiterer Folge als Betriebsausgabe abgesetzt werden. In der Regel kommen Arbeitgeber auch für den Aufwand auf – gesetzlich geregelt ist die Übernahme allerdings nicht. Wenn Arbeitgeber die Kosten nicht oder nicht ganz übernehmen, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Reisekosten in der eigenen Steuererklärung geltend zu machen. Hierfür ist allerdings zuerst der Verpflegungsmehraufwand zu berechnen. Denn anders als bei anderen Reisekosten müssen die Belege für die Verpflegung nicht aufbewahrt werden, da sie als Pauschale zurückerstattet werden.
Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich an das Reiseland und die Dauer des Aufenthalts. Findet die Geschäftsreise innerhalb von Deutschland statt und dauert dabei weniger als 8 Stunden, können keine Pauschale geltend gemacht werden; dauert die Reise zwischen 8 und 24 Stunden, können Pauschale in Höhe von 14 € angesetzt werden. Bei Dienstreisen in Deutschland, die länger als 24 Stunden dauern, betragen die Verpflegungspauschale 28 € pro Tag. Im Ausland richten sich die Verpflegungspauschale an die Lebenshaltungskosten des Reiselandes und sind daher unterschiedlich. So sind die Pauschale bei Dienstreisen nach Norwegen beispielsweise höher als bei Reisen nach Ungarn.
Verpflegungsmehraufwand berechnen
Werden die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber übernommen, müssen Arbeitnehmer zuerst den gesamten Verpflegungsmehraufwand der Dienstreise mit den entsprechenden Pauschalen berechnen, um diesen geltend zu machen. Besonders bei längeren Reisen oder wechselnden Standorten kann die Berechnung durchaus aufwändig sein. So sind bei einer Anreise vom In- ins Ausland die Pauschale des Ortes anzuwenden, der vor 24 Uhr erreicht wird.
Bei einer Rückreise vom Aus- ins Inland sind die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland anzuwenden. Die Höhe richtet sich dabei an der Dauer der An- und Abreise. Wichtig zu beachten ist zudem: Wenn Mahlzeiten in der Unterkunft inkludiert sind, muss ein Prozentsatz von den Pauschalen abgezogen werden. Ist das Frühstück mit inbegriffen, müssen von den Pauschalen 20 % abgezogen werden. Sind Mittag- oder Abendessen inkludiert, sind es 40 %. Übernachtet man also in einem All-inclusive-Hotel mit drei Mahlzeiten, können keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden.
Verwaltung von Reisekosten effizienter gestalten – mit Firmenkreditkarten
Insbesondere für Arbeitnehmer ist es aufgrund der aufwändigen Berechnung von Vorteil, wenn die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber übernommen werden. Doch auch Arbeitgeber profitieren von einer Kostenübernahme der Dienstreise: Sie können die Ausgaben als Betriebskosten absetzen, wodurch der Gewinn geschmälert wird. Um die Ausgaben während der Dienstreise einfach und in exakter Höhe zu erstatten, bzw. eine aufwändige Erstattung gänzlich zu umgehen, sollten sich Arbeitgeber mit Firmenkreditkarten für Mitarbeitern von modernen Anbietern wie Moss auseinandersetzen.
Welche Vorzüge bieten die Firmenkreditkarten von Moss?
Moss bietet die Möglichkeit, physische und virtuelle Firmenkreditkarten in unbegrenzter Anzahl zu erstellen. Die Erstellung erfolgt in sekundenschnelle – die Kreditkarten werden dabei mit einem Limit und einem Zweck ausgestattet und sind personenbezogen. Dadurch lassen sich die Ausgaben sofort der richtigen Kostenstelle zuordnen. Die Kreditkarten müssen dabei nur einmalig von einem Admin – etwa CFOs oder Abteilungsleitern – freigegeben werden; anschließend können die Mitarbeiter alle Ausgaben über ihre eigene Kreditkarte tätigen. Dadurch haben Mitarbeiter absolute Handlungsfreiheit. Die Kreditkarten lassen sich dabei mit einem bestehenden Geschäftskonto verbinden, wodurch es zu keinen Barauslagen kommen muss.
Wie gestalten Firmenkreditkarten Dienstreisen einfacher?
Mitarbeiter können für die anstehende Dienstreise bequem eine dezidierte Kreditkarte mit dem voraussichtlich benötigten Limit erstellen. Während der Dienstreise können Mitarbeiter alle anfallenden Ausgaben etwa für die Verpflegung, Nächtigung oder den Transport über die Kreditkarte einfach und sicher tätigen. Das sorgt für eine lückenlose Auflistung aller unternehmerischen Ausgaben während der Dienstreise. Mitarbeiter müssen die Reisekosten nicht aus eigener Tasche vorstrecken und in Form einer aufwändigen Spesenabrechnung zurückfordern. Dadurch wird zusätzlich Zeit und Geld eingespart. Die Kreditkarten von Moss laufen dabei über das Mastercard-Netzwerk, wodurch einer weltweiten Akzeptanz nichts im Wege steht.
Fazit
Dienstreisen können für einen hohen finanziellen und verwaltungstechnischen Aufwand führen. Besonders bei der steuerlichen Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwandes, müssen Arbeitnehmer einiges beachten. Um den Verpflegungsmehraufwand effizient zu verwalten, lohnt es sich sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber, Mitarbeiter mit Firmenkreditkarten auszustatten. Mit ihren eigenen Kreditkarte können Dienstreisende alle anfallenden Kosten bequem und sicher begleichen. Dadurch bleiben die Ausgaben stets im Rahmen und müssen nicht über eine aufwändige Spesenabrechnung zurückerstattet werden.
Wie der Verpflegungsmehraufwand effizient verwaltet werden kann
Foto/Quelle: MOSS
Mehr unter News.
