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E-Signatur: 3 Standards und ihre Einsatzbereiche

Die elektronische Signatur oder E-Signatur entspricht der digitalen Version von physischen Unterschriften. Die E-Signatur weist dabei drei unterschiedliche Standards auf, die sich in Sachen Rechtsgültigkeit und Beweiskraft maßgeblich unterscheiden. Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr über die drei gesetzlich regulierten E-Signatur-Standards und wofür sie sich am besten eignen.

Die 3 E-Signatur-Standards im Überblick

Das Gesetz spricht von drei verschiedenen E-Signatur-Standards. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Beweiskraft, Rechtsgültigkeit und Anwendungsbereiche. Die drei etablierten Standards lauten wie folgt:

  • Einfache elektronische Signatur (EES) oder Simple Electronic Signature (SES)
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder Advanced Electronic Signature (AES)
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder Qualified Electronic Signature

Welche Voraussetzungen gelten, damit eine E-Signatur als EES, FES oder QES gilt, ist für die EU in der sogenannten eIDAS-Verordnung geregelt. Die Abkürzung eIDAS steht dabei für „Electronic Identification, Authentication and Trust Services“.

Grundsätzlich richtet sich die Wahl des richtigen E-Signatur-Standards zunächst nach den geltenden Rechtsvorschriften. Die Frage nach der Erfordernis der Schriftform ist entscheidend. Wenn hier Unsicherheit besteht, sollte eine rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.

Was alle diese Standards gemeinsam haben, ist die Vereinfachung einiger Prozesse. Unternehmen können mit dem Einsatz der elektronischen Unterschrift den Arbeitsalltag effizienter gestalten, die Digitalisierung fördern und Kosten bzw. Ressourcen einsparen. Dies untermauert der E-Signing-Report von Skribble, einem Schweizer E-Signatur-Service.

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Foto von Christin Hume auf Unsplash

Die Gründe hinter dem Einsatz bzw. der Förderung der E-Signatur. (© skribble.com)

EES: Die einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form einer elektronischen Unterschrift. Es gibt dafür keine Vorgaben in der eIDAS-Verordnung, außer dass es sich um Daten in elektronischer Form handelt, die anderen elektronischen Daten beigefügt sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen nutzt. Das heißt, auch ein eingescanntes Bild einer Unterschrift oder der Schriftzug auf einem Tablet ist rechtlich gesehen eine EES.

Die EES kommt nur bei Dokumenten ohne Formvorschrift zum Einsatz. Ohne Formvorschrift bedeutet, dass das Dokument auch mündlich, per Handschlag oder schriftlich Gültigkeit erlangt. 

Außerdem sollte die einfache elektronische Signatur nur dann verwendet werden, wenn keine hohen Anforderungen an die Beweiskraft bestehen, das Haftungsrisiko also gering ist. Denn: Die EES bietet kaum rechtliche Verbindlichkeit und ist als Identitätsnachweis nicht geeignet. 

Einige Beispiele für die Anwendungsbereiche der einfachen elektronischen Signatur:

  • Bestellungen
  • Angebote
  • Datenschutzerklärungen
  • Interne Dokumente

FES: Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist die beste Wahl, wenn die Beweiskraft der Unterschrift erhöht werden soll. Sie ist empfehlenswert, wenn ein gewisses, jedoch nicht sehr hohes, Haftungsrisiko besteht. Allerdings ist auch die fortgeschrittene elektronische Signatur nur für Dokumente und Verträge geeignet, die der Formfreiheit unterliegen – und nicht für solche, die die Schriftform aufweisen müssen.

Folgende Voraussetzungen gelten laut eIDAS-Verordnung der EU für die fortgeschrittene elektronische Signatur:

  • Die Unterschrift muss eindeutig der Person zugeordnet werden können, die das Dokument unterschrieben hat
  • Unterzeichnende müssen über die Unterschrift identifiziert werden können
  • Sie wird mit elektronischen Daten erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat.
  • Die FES muss beweisen, dass ein Dokument nach Unterzeichnung nicht verändert wurde

Diese Voraussetzungen gewährleisten, dass ein Dokument etwa vor Gericht als Beweis dienen kann. In der Praxis ist die FES zum Beispiel für folgende Dokumente geeignet:

  • Kaufverträge
  • Lieferantenverträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)

QES: Die qualifizierte elektronische Signatur

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur handelt es sich um den höchsten Standard unter den E-Signaturen. Sie kommt dann zur Anwendung, wenn das Gesetz eigentlich eine handschriftliche Unterschrift vorsieht, für das Dokument also die Schriftform gilt. Das bedeutet, dass eine QES im EU-Raum die Unterschrift per Hand ersetzen kann.

Wichtig: Es gibt Ausnahmen, wie etwa ein Testament. Die elektronische Form ist hier explizit ausgeschlossen, es muss also von Hand unterschrieben werden. Andere Ausnahmen sind etwa Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen, sowie Arbeitszeugnisse und Kündigungen von Arbeitsverhältnissen.

Privatanwender und -anwenderinnen können die QES jedoch nicht einfach so selbst erstellen, dafür braucht es einen eigenen Anbieter, der die technischen und juristischen Voraussetzungen an die QES erfüllen kann. Bevor man die QES erstellen kann, wird zunächst eine Identitätsprüfung durchgeführt – dies passiert in Person oder online, etwa im Zuge eines Video-Calls.

Damit die qualifizierte elektronische Signatur ihre Rechtssicherheit und Beweiskraft erhält, muss sie auf jeden Fall die Kriterien der FES erfüllen. Zwei weitere wichtige Merkmale der QES:

  • Die QES muss über ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (sog. Trust Service Provider) verfügen.
  • Die QES muss mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden (dieses Gesetz gilt in Österreich).

Aus diesem Grund kann die QES nur mit dem Service eines E-Signatur-Anbieters erstellt werden, der sowohl ein passendes Zertifikat als auch eine Signaturerstellungseinheit zur Verfügung stellt.

Sind die Voraussetzungen für eine QES erfüllt, dann ist das ein äußerst sicherer Weg, um ein Dokument zu unterschreiben: Die QES bietet maximale Beweiskraft vor Gericht, d.h. die Urheberschaft einer Unterschrift lässt sich kaum bestreiten.

Die QES ist die geeignete Wahl, wenn für ein Dokument die Schriftform vorgeschrieben ist und/oder ein hohes Haftungsrisiko besteht.

Das ist zum Beispiel bei folgenden Verträgen der Fall:

  • befristete Arbeitsverträge
  • Verbraucherdarlehensverträge
  • Jahresabschlüsse
  • kritische Geschäftsvereinbarungen
  • Betriebsvereinbarungen

Der beste E-Signatur-Standard für jede Situation

Die Wahl der besten bzw. geeignetsten E-Signatur richtet sich nach den Ansprüchen rund um Rechtsgültigkeit und Beweissicherheit. Sollten hier Unsicherheiten bestehen, ist eine Rechtsberatung auf jeden Fall empfehlenswert. Während die qualifizierte elektronische Signatur der händischen Unterschrift größtenteils gleichgestellt ist, ist die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur lediglich bei Dokumenten ohne Formvorschrift anwendbar.

 Autorin: Jasmine Oeschger

Seit August 2021 beim europäischen E-Signatur-Service Skribble, verantworte ich die Bereiche Kommunikation & Content. Das Bewusstsein für die Vorteile von E-Signing zu schärfen, ist mir gar ein persönliches Anliegen. Die Frage ist nämlich nicht, ob Sie als Unternehmerin auf die E-Signatur wechseln werden, sondern lediglich “wann”. 

Titelfoto: Foto von Christin Hume auf Unsplash

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